制作PPT时通常会使用不少图片，造成PPT文档尺寸较大，不利于分享和传播。直接使用Rar等压缩软件进行压缩，很多时候并不会有太大改观。而直接使用PPT中自带的图片压缩功能往往更为有效。这个压缩功能不仅存在于PowerPoint中，在Word和Excel中也同样存在。在下面叙述中，仅以PPT为例，其他Office组件可相形参照。
在PPT中选中任意图片，在2007和2010版本中会出现【图片工具】功能区选项卡(这是一个上下文选项卡，只有选中图片以后才会出现)。在选项卡中包含了一个【压缩图片】的命令按钮，如下图所示：
打开【压缩图片】对话框后有几个选项可以设置：
1、仅应用于此图片
如果勾选即表示只对当前选中图片进行压缩，否则则对当前PPT中的全部图片进行压缩。
2、删除图片的剪裁区域
使用图片【剪裁】功能可以选定插入的图片只显示部分区域而隐藏剪裁区域，剪裁的区域虽然不在PPT中显示，但原始数据仍保留在文档中。如果勾选此选项即表示将已经剪裁的区域彻底删除，仅保留未剪裁部分。
3、目标输出
可以根据输出需要选择不同的分辨率。可选项与当前图片本身的分辨率有关。一般情况下选择96dpi～150dpi即可。
4、使用文档分辨率
即指保持文档原有分辨率大小不变。在2007和2010版本的选项设置中，可以设置插入图片的默认分辨率，因此这个选项的分辨率参数理论上与下图中的选项参数相同：
上面这个选项设置来源于PPT选项中的【高级选项卡】。其中的选项设置会在保存PPT文档时生效。其中【放弃编辑数据】的作用与前述【删除图片的剪裁区域】作用相似，也是将文档中原有保留的非显性的图片编辑数据完全删除，删除后将无法使用【重设图片】功能完全恢复图片的原有大小和样式。
在2003版本中，压缩图片功能的菜单位置有所不同，可以在选中任意图片后点击右键，在右键菜单中选择【设置图片格式】，然后在【设置图片格式】对话框中的【图片】选项卡中选择，如下图所示。其中压缩图片的相关选项与2007以上版本大致相同。
除了选中图片以后再选择压缩命令的方式以外，还有一种在保存文档时调用的压缩图片功能，通用性更好也更为方便，不需要选定任意图片，而且在2003版～2010版中均有此设置。
调用【文件】-【另存为】命令保存PPT文档，打开【另存为】对话框时，点击其中的【工具】下拉菜单，在其中就包含了【压缩图片】命令，其他设置方式与前述相同，如下图所示：
上述方法在Word中和Excel中均可实现，压缩效果与一般专用压缩工具的效果基本相当，如果没有批量文档的压缩需求，基本可以考虑使用此Office自带功能来实现。
