首先明确一点，是否所有的的文字都有必要全部放在PPT页面里?或者说，是否允许对 PPT 里的文字做精简?
PPT 只是用来做展示的，可以精简文字：给领导另外准备用来念的讲稿，或者采用演示者视图，把文字稿放在备注里。——这种情况请参考下文。
文字多的PPT怎样优化：
Step 1：分段、分条目。不要像 Word 报告那样通篇是大段大段文字，而是摘要出重要句子。以条目方式呈现。
Step 2：文字分类。摘出提纲条目的句子，其他细节文字可以不要。必须保留的文字素材，如案例、引文等，使用和提纲条目文字不同的样式做呈现。
Step 3：删除。提纲条目最多不要超过 7 条，3～5 条最宜。
Step 4：合并。条目太多，则合并同类条目，必要的话进行逻辑分层。参考金字塔原理。
Step 5：缩减。缩减文字，多用短句，避免使用太复杂的长句。注意避免常见的语病、翻译体文字。若条件许可，可以突出或者只保留关键词。
Step 6：概括。缩减后仍超过一行半的条目文字。请在句首增加小标题进行主旨概括。
Step 7：表格。若优化后的条目是多层次，可以采用表格，增强逻辑层次和对齐。
Step 8：图形。条目之间有明显的时间线或逻辑关系的，可以采用各种图示进行呈现，例如 SmartArt。
